Eine elektronische Vorlage ist eine Datei, in die auf Wunsch die Abschrift
Ihrer Unterlage oder die Transkription Ihrer Audioaufnahme erfolgt. Dabei werden alle vorgegebenen Formatierungen der Vorlage übernommen.

Beispiele für elektronische Vorlagen sind

• Dokumentvorlagen (z. B. im Format DOT) für Korrespondenzen,
• Mustervorlagen (z. B. im Format XLT) für Tabellen und
• Entwurfsvorlagen (z. B. im Format POT) für Präsentationen.

Um z. B. aufwendig erstellte Unterlagen, die regelmäßig, aber in leicht
abgewandelter Form benötigt werden, nicht jedes Mal neu erstellen zu
müssen, könnte man auch den einmal erstellten Prototypen immer wieder
anpassen und anschließend unter einem neuen Namen speichern. Der
Vorteil von Vorlagen gegenüber dieser Vorgehensweise: Beim Öffnen
wird automatisch eine neue Datei generiert und so die Gefahr, die
Ausgangsdatei versehentlich einmal zu überspeichern, ausgeräumt.